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Remote Onboarding – neue Teammitglieder erfolgreich integrieren

Neue Kollegen auch aus dem Homeoffice erfolgreich in ein Team integrieren? Onboarding wird remote zu einer noch größeren Herausforderung…

Seit über einem Jahr sitzen viele Leute nun tagtäglich zuhause im Corona-bedingten Exil. Damit es nicht zu sehr nach Staubsaugen und Wäsche waschen klingt, sagen wir dazu Neudeutsch lieber Home Office statt Heimarbeit. Natürlich gibt es auch daheim Arbeitspausen, nur werden diese jetzt nicht mehr gemeinsam mit Kollegen in der Kaffeeküche verbracht, sondern abseits vom Monitor. Videokonferenzen sind seitdem der maßgebliche und manchmal einzige „persönliche“ Kontaktpunkt. Wie ein Remote Onboarding dennoch erfolgreich funktionieren kann, erzähle ich euch in diesem Artikel!

Haben wir überhaupt ein Problem!?

Ich habe kürzlich mit Felix und Tim vom DigiDigga Podcast eine Folge zu genau diesem Thema aufgenommen:

Remote Onboarding bedeutet, Menschen in Teams zu integrieren und gute Arbeit zu ermöglichen
Remote Onboarding bedeutet, Menschen in Teams zu integrieren und gute Arbeit zu ermöglichen

Als Geschäftsführer von Rebel Recruiting begleitet Felix Unternehmen und auch Arbeitnehmer nicht nur im Prozess der Vermittlung, sondern auch über den Arbeitsbeginn hinaus. Und viele Unternehmen berichten ihm derzeit, dass die Kündigungsquote innerhalb der Probezeit vonseiten der Arbeitnehmer im letzten Jahr deutlich zugenommen hat.

Warum verlassen Leute ein Unternehmen aktuell so schnell wieder?

Um diese Frage zu beantworten stelle ich zunächst einmal eine weitere Frage: Warum wechseln Menschen initial überhaupt ihren Job?

Zu den häufigsten Beweggründen zählen sicherlich diese hier:

  • Ich möchte wirklich etwas bewegen können.
  • Ich wünsche mir mehr Wertschätzung für meine Arbeit.
  • Meine Lernkurve ist nicht mehr groß genug.

Natürlich schwingen oftmals auch Themen wie Gehaltssprünge und die nächsten Schritte auf der Karriereleiter mit. Doch auch um diese zu gehen, muss man sich im neuen Unternehmen ein Standing erarbeiten und einen guten Job machen können, oder?

Was hält Menschen davon ab, den Job zu wechseln?

Auch hier ist die Antwort recht simpel: Die Angst vor Veränderung.

In meinem aktuellen Job weiß ich, woran ich bin. Ich kenne die Kollegen, die Prozesse… die Leute kennen mich und ich gehöre irgendwie dazu.

Also besser den Spatz in der Hand behalten als nach der Taube auf dem Dach zu greifen?! Wer weiß, ob da überhaupt eine Taube sitzt… vielleicht ist es ja auch nur eine Kohlmeise! No offense, liebe Kohlmeisen! Ihr seid cool, ich brauchte einfach einen kleinen Vogel um einen Punkt zu machen...

Wenn man den großen Schritt des Jobwechsels dann aber dann letztlich doch geht, wünscht man sich natürlich eine positive Entwicklung.

Welches Ziel verfolgt das Remote Onboarding eines Mitarbeiters?

Ich weiß auch nicht ganz genau, warum man das heute nicht mehr „Einarbeitung“ nennt. Aber ich habe eine These: Vielleicht, weil es nicht nur darum geht, dass der neue Kollege seinen Job ausüben kann.

Sondern weil es – wie der englische Begriff es sinngemäß transportiert – vor allem darum geht, den neue Kollegen an Bord bzw. mit ins Boot holen. Als Teil der Mannschaft, die gemeinsam ein bestimmtes Ziel ansteuert!

Remote Onboarding - inhatlich gleich, nur auf anderem Weg
Remote Onboarding – inhatlich gleich, nur auf anderem Weg

Klingt schon ein bisschen romantisch oder? Aber das möchte man doch auch…

Einen richtig guten Job machen!

Und das wünscht sich nicht nur der neue Mitarbeiter, sondern auch sein Chef und seine Kollegen. Ein klares Win-win-win!

Und was braucht man, um einen richtig guten Job machen zu können? Man muss zunächst einmal verstehen, welches Rädchen im Getriebe man sein wird. Was ist meine Rolle? Wie greifen die Prozesse ineinander? Von wem hänge ich ab und wer von mir?

Und wie werde ich ein „funktionierender“ Teil vom System?

Wie funktioniert ein Remote Onboarding?

Wie übersetzt man das Ganze ins Home Office? Hierzu ist es hilfreich, erst einmal die Perspektive des Neuankömmlings einzunehmen: Wie würde ein erster Arbeitstag denn vor Ort im Büro verlaufen?

Wie finde ich meinen Arbeitsplatz vor? Wer heißt die neue Person willkommen? Wer führt sie herum, stellt ihr die anderen Teammitglieder vor? Wer sitzt mit im selben Raum und plaudert auf dem Weg zur Kaffeemaschine aus dem Nähkästchen? Und was passiert noch zwischen den Meetings?

Der erste Eindruck zählt - wie heißt mein Arbeitgeber mich willkommen?
Der erste Eindruck zählt – wie heißt mein Arbeitgeber mich willkommen?

Wasser sucht sich seinen Weg – aber fließt das „implizite Korrektiv“ auch digital?

Vor Ort passieren viele Dinge ganz von alleine. Auch die Dinge, die nicht im Onboarding-Plan stehen.

Hier kommen soziale Phänomene zum Tragen – irgendjemand fühlt sich am Ende immer verantwortlich, den „Neuen“ einen guten Start zu ermöglichen. Einen Kollegen den man alleine und etwas ratlos im Büro sitzen sieht, lässt man schließlich nicht einfach zurück auf dem Weg in die Mittagspause.

Remote sieht man ihn allerdings nicht…

Buddy-Programme erleichtern den Einstieg

In manchen Unternehmen gab es für neue Kollegen auch schon „vor Corona“ sogenannte Mentoren- oder Buddy-Programme. Der Buddy ist in den ersten paar Wochen oder Monaten der Ansprechpartner für die neue Kollegin, nimmt sich Zeit für Fragen und persönlichen Austausch.

Das kann jemand aus dem Team sein, aber auch jemand aus einer ganz anderen Abteilung. Das finde ich persönlich sogar noch schöner, weil so auch eine erste Vernetzung in andere Bereiche des Unternehmens gelingt.

Das „New Normal“ als Chance für Professionalisierung im Remote Onboarding

Gibt es in eurem Unternehmen einen klaren Prozess für das Onboarding? Oder ist Onboarding Glückssache, je nachdem bei welchem Vorgesetzten und in welchem Team man landet?

Unternehmen stecken enorm viel Geld in Recruiting und Employer Branding. Da darf der Funnel doch nicht mit dem Tag der Einstellung aufhören? Wie viele der neuen Kollegen bleiben auch über die Probezeit hinaus bzw. wie lange im Unternehmen? Wer hat das Gefühl, für das Unternehmen einen Wert stiften zu können? Wer identifiziert sich mit dem neuen Unternehmen und der Brand?

Das ist aus meiner Sicht unter anderem auch eine HR Aufgabe. Und natürlich ein ganz wichtiger Teil von Leadership. Retention ab Tag 1 oder am besten schon vor Arbeitsantritt!

Die größte Veränderung geschieht im Team

Für Teams passieren gerade jetzt direkt mehrere Veränderungsprozesse parallel: Die Remote-Situation ist auch nach einem Jahr für alle noch relativ neu und eigentlich hoffen wir ja auch alle darauf, dass es nur ein temporäres Phänomen sein wird.

Eine neue Person im Team macht eine weitere Veränderung aus, denn mit der neuen Kollegin kommt eine neue Persönlichkeit hinzu, was Auswirkungen auf das soziale Miteinander und zwischenmenschliche Dynamiken haben kann.

Auch inhaltlich gibt es wahrscheinlich einen Change: Was verändert sich durch den Neuzuwachs für jeden einzelnen an seiner Rolle und in den Aufgaben?

Fragen über Fragen! Und damit ein guter Zeitpunkt, explizit zu werden und sich als Team neu zu definieren. Eine Moderation ist dabei immer hilfreich, egal ob durch einen Scrum Master, Agile Coach oder externe Hilfe….

Was macht exzellente Teams aus?

Wenn wir über Remote Onbarding sprechen, dann sprechen wir davon, eine neue Person ins Team zu integrieren. Also müssen wir auch das Team als Ganzes betrachten.

Ich ziehe in diesem Kontext gerne die Pyramide aus dem Buch The 5 Dysfunctions of a Team von Patrick M. Lencioni heran und kehre sie ins Positive um. Das gilt für jede Art von Reams, egal ob remote, co-located oder vor Ort im selben Büro.

Ein Team ist nur als Ganzes erfolgreich - eine neue Konstellation bietet Raum für Reflexion und Neudefinition
Ein Team ist nur als Ganzes erfolgreich – eine neue Konstellation bietet Raum für Reflexion und Neudefinition

Vertrauen ist die wichtigste Basis für erfolgreiche Teams

Um als Team zu echten Ergebnissen zu kommen, muss zwischen den Menschen ein VERTRAUEN entstehen, auf dem alles andere aufbauen kann.

Tiefes Vertrauen hat man nicht in fremde Personen, das muss wachsen. Daher ist es enorm wichtig, den Leuten neben der eigentlichen Arbeit auch Zeit für ein persönliches Kennenlernen einräumen. Und zwar kontinuierlich und nicht nur einmalig zu Beginn. Das geht sogar über die Phase des Remote Onboardings hinaus, denn es geht nicht nur darum, ein Team zu werden, sondern über die Zeit hinweg auch eines zu bleiben.

Je mehr man den Menschen hinter „dem Kollegen Maier“ oder „dem Frontend-Entwickler“ kennenlernt, desto eher baut sich Vertrauen auf. Indem man versteht, wie der andere tickt, warum er wie handelt und was ihm wichtig ist. Indem man Gemeinsamkeiten findet und Verständnis füreinander entwickelt.

Die kann remote zum Beispiel zu Beginn eines jeden Meetings im Rahmen von kleinen Check-In-Übungen geschehen (Inspiration gibt es u.a. auf tscheck.in) oder auch durch Formate wie Retrospektiven. Durch gemeinsame Online Games Abende (etwa mit skribbl.io oder Code Names) oder durch ein Digitales Lunch Roulette, bei dem man sich auch mal gemeinsame Zeit unter vier Augen gönnt – egal ob bei Spaghetti vor der Kamera oder am Telefon beim Spaziergang.

Ohne Reibung gibt es keine Entwicklung nach oben

Nur wenn das Team einander vertraut, kann es wichtige und das Team besser werden lassende KONFLIKTE geben. Konflikte, die offen angesprochen und gemeinsam gelöst werden.

Dem entgegen geht zunächst einmal die virtuelle Kommunikation. Gerade über asynchrone Wege wie bei E-Mail und Chat ist es schwieriger, kritische Themen anzusprechen. Eine geschriebene Nachricht lässt wesentlich mehr Raum zur (Fehl)interpretation durch die Kollegen. Und auch am Telefon oder im Videocall geht einiges an non-verbaler Kommunikation wie Mimik und Gestik verloren. Gerade als „Neuer“ hält man sich da vielleicht lieber erstmal dezent zurück.

Hier helfen sogenannte Working Agreements, also konkrete Vereinbarungen zur Zusammenarbeit.

Das ist doch selbstverständlich!? Nicht, solange es nicht besprochen wurde... Working Agreements sollte sich ein Team als Teil vom Remote Onboarding erarbeiten.
Das ist doch selbstverständlich!? Nicht, solange es nicht besprochen wurde…

Als Teil vom Remote Onboarding lassen sie sich z.B. in einem Team Kick-off-Workshop auf einem digitalen Whiteboard festhalten.

Wie wollen wir miteinander umgehen, auf Basis welcher Handlungsprinzipien? Über welche Kanäle kommunizieren wir miteinander? Was ist uns wichtig und woran wollen wir uns alle halten? Ist es okay, wenn wir unterschiedliche Meinungen haben? Wie kommen wir zu gemeinsamen Lösungen und wie treffen wir als Team Entscheidungen?

Für echtes Engagement braucht es ein Gefühl von Zugehörigkeit und den Glauben an die Sache….

Wie sehr ein Mitarbeiter seine Energie einsetzt hängt unter anderem davon ab, ob er den Sinn & Zweck der Company verstanden hat. Und ob er sich darüber bewusst ist, welchen Beitrag zum Großen Ganzen er mit seinem Team leistet.

Gehen wir mal davon aus, dass man sich bei einem Wechsel hin zu einem neuen Unternehmen bewusst für den Arbeitgeber, die Branche und die angebotenen Produkte entschieden hat. Vielleicht hat auch das Gehalt, die Position oder die Nähe zum Wohnort eine Rolle gespielt, aber man fand das Unternehmen interessant genug, um dort anzufangen.

Wie entsteht jetzt aus dem Home Office heraus eine Identifikation mit der Company? Ein Gefühl von Zugehörigkeit entsteht zunächst einmal in einer Gruppe. Menschen sind soziale Wesen und biologisch dafür gemacht, in Gruppen zu leben. Gruppeidentität wird geschaffen durch Gemeinsamkeiten (z.B. Unternehmensvision- und Ziele) und gemeinsame Erlebnisse und auch durch Abgrenzung (z.B. zum Wettbewerb).

Jetzt finden gemeinsame Erlebnisse normalerweise im Büro statt. Das eigentliche Gebäude sagt ja auch ganz viel über ein Unternehmen aus. Wie wird das Zusammenarbeiten räumlich gestaltet? Finden sich Branding Elemente in den Wandfarben, auf Kugelschreibern oder Kaffeetassen? Zuhause ist das alles weniger präsent.

Das Gefühl der Gruppenzugehörigkeit und der gemeinsamen Ausrichtung kann aber auch im Remote Onboarding aktiv gefördert werden, z.B. durch regelmäßige unternehmensweite Townhall- oder All-Hands-Meetings, in denen es um Strategie, wichtige Updates und interne Erfolgsstories geht. Auch bieten sich als Teil des Onboardings übergreifende Einführungsveranstaltungen an, etwa zu Themen wie Unternehmensvision, -struktur & Strategie des laufenden Jahres. Wenn sich dann noch der CEO Zeit nimmt, drückt das eine nicht zu unterschätzende Wertschätzung gegenüber den neuen Mitarbeitern aus.

Verantwortung ist nicht gleich Verantwortlichkeit

Wie bekommt man neue Mitarbeiter so schnell wie möglich in die Eigenverantwortung? Wichtig ist es gerade für „Neue“, die eigene Rolle mit allen Rechten & Pflichten zu verstehen. Wie viel darf ich entscheiden, was wird von mir erwartet? Das ist die definierte Verantwortlichkeit.

Ob man als neue Mitarbeiterin auch Verantwortung dafür übernimmt, hängt nicht nur vom Verständnis ab sondern auch davon, ob es die eigenen Vorstellungen trifft. Bei einem guten Recruitingprozess wurde dies hoffentlich schon besprochen, dennoch lohnt sich eine Schärfung gemeinsam mit dem Team.

Dies kann man z.B. mit dem Role Model Canvas machen oder auch über What I need from you aus den Liberating Structures.

Was brauchst du von den anderen, um einen richtig guten Job zu machen? Eine wichtige Frage im Remote Onboarding!
Was brauchst du von den anderen, um einen richtig guten Job zu machen?

Ich wandele diese Methode je nach Situation auch gerne mal in eine „Geben und Nehmen“-Übung um, bei der jeder zunächst dazu angehalten wird, im ersten Schritt auch sich selbst und die Mehrwerte, die er / sie einbringen kann zu reflektieren.

Durch Ziele Fokus geben und Ergebnisse messbar machen

Ein erfolgreiches Team macht letztlich aus, ob die ERGEBNISSE stimmen. Das Team kann sich noch so gut verstehen, Output noch und nöcher produzieren…. wenn die Resultate das Unternehmen nicht voranbringen, dann läuft etwas schief.

Ein guter Indikator „funktionierender“ Teams ist die Zielsetzung- und Kontrolle. Hat das Team Ziele definiert und richten diese sich an der Strategie und den übergreifenden Zielen des Unternehmens aus? Sind die Ziele und vor allem die Ergebnisse transparent? Werden die Indikatoren der Zielerreichung regelmäßig betrachtet und gemeinsam reflektiert?

Hier helfen Tools wie OKR (Objective Key Results) und digitale KPI Dashboards.

Unbenanntes_Projekt.jpg

Und natürlich gehört auch das Thema Ziele und die Operationalisierung innerhalb des Teams ins Remote Onboarding.

Eigentlich ist im Remote Onboarding nur der Weg anders…

Der Inhalt bleibt so, wie er auch vorher schon hätte sein sollen. Und Wege gibt es zu Hauf, man muss sie nur bewusst auswählen und gemeinsam gehen.

Ich glaube tatsächlich, dass wir durch die Home Office Situation eine gute Chance haben, das Thema Onboarding neu und verantwortungsvoller aufzuziehen.

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